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Ab 01. April 2017 ist jede Registrierkasse mit einer Sicherheitseinrichtung (Manipulationsschutz) auszustatten, dazu gehört auch eine elektronische Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit (Signaturkarte), die über einen Vertrauensdienstanbieter zu erwerben ist. Die übrigen Komponenten der Sicherheitseinrichtung müssen vom Kassenhersteller bereitgestellt werden.
Die Signatur wird die einzelnen Barumsätze (Belege) miteinander verketten. Seit August 2016 ist die Registrierung der Signaturkarte über FinanzOnline möglich.
Belege
Ab 01. April 2017 muss der Beleg, wenn er mit einer gesicherten Registrierkasse erstellt wird, weitere Belegdaten enthalten (Kassenidentifikationsnummer, Uhrzeit der Belegausstellung, Betrag der Barzahlungen nach Umsatzsteuersätzen getrennt, maschinenlesbarer Code). Für den Kunden ist anhand des maschinenlesbaren Codes z.B. QR Code auf den ersten Blick erkennbar, ob der vorliegende Beleg von einer gesicherten Registrierkasse erstellt wurde.
Fünf Schritte zur sicheren Kasse
1. Beschaffung der Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit
Die erforderliche Signaturkarte muss erworben werden. Signaturkarten können über zugelassene Vertrauensdiensteanbieter oder deren Registrierungsstellen bezogen werden. Auch Kassenhändler bzw. Kassenhersteller können Registrierungsstellen sein. In Österreich sind derzeit folgende Unternehmen als Vertrauensdiensteanbieter zugelassen:
• A-Trust GmbH
• e-commerce monitoring GmbH
• PrimeSign GmbH
2. Initialisierung der manipulationssicheren Registrierkasse
Die Ausstattung der Registrierkasse mit der Sicherheitseinrichtung wird meist mittels Softwareupdate durchgeführt. Das Softwareupdate wird vom Kassenhersteller zur Verfügung gestellt. Bei neuen Registrierkassen wird möglicherweise der Manipulationsschutz bereits in der Kassensoftware vorhanden sein. Zum Abschluss der Initialisierung der Registrierkasse gehört auch die Herstellung der Verbindung zwischen Registrierkasse und Signaturkarte. Für diese Initialisierung ist Kontakt mit dem Kassenhersteller aufzunehmen.
3. Erstellung des Startbeleges
Um den manipulationssicheren Betrieb der Registrierkasse herzustellen, ist unmittelbar nach der Initialisierung ein Startbeleg zu erstellen. Die richtige Vorgehensweise zur Erstellung dieses Startbeleges im eigenen Kassensystem ist mit dem Kassenhersteller zu klären. Unmittelbar nach der Erstellung des Startbeleges kann der Betrieb mit der Registrierkasse aufgenommen werden.
4. Registrierung über FinanzOnline
Spätestens eine Woche nach Erstellung des Startbeleges ist die Signaturkarte und – wenn nicht bereits erfolgt – die Registrierkasse beim Finanzamt über FinanzOnline anzumelden. Registrierkassen mit Internetzugang können diese Daten möglicherweise direkt an FinanzOnline übertragen.
Folgende Daten sind für die Anmeldung notwendig:
• Art der Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit
• Seriennummer des Signatur- bzw. Siegelzertifikats der Signaturkarte
• Name des Vertrauensdiensteanbieters
• Kassenidentifikationsnummer der Registrierkasse
• AES-Schlüssel der Registrierkasse
5. Prüfung des Startbeleges
Spätestens eine Woche nach Erstellung des Startbeleges ist der Startbeleg zu prüfen. Mit Hilfe der BMF Belegcheck-App wird festgestellt, ob die Inbetriebnahme ordnungsgemäß durchgeführt wurde. Ebenso kann der eigene QR Code und die eigenen Belege geprüft werden. Das Ergebnis und mögliche Fehler der Prüfung werden am Display des Smartphones oder Tablets angezeigt. Vor der ersten Anwendung ist die BMF Belegcheck-App durch Eingabe des Authentifizierungscodes aus der FinanzOnline-Registrierung freizuschalten.
Unternehmer, die über keinen Internetzugang, kein Smartphone verfügen und keinen Parteienvertreter bevollmächtigt haben, können dazu das Formular RK 1 des BMF verwenden (Registrierkassenhotline des Finanzamtes: 050 233 799).
Vor der Einrichtung der manipulationssicheren Registrierkasse müssen die bis dahin aufgezeichneten Geschäftsfälle gesondert abgespeichert werden.
Bei Erwerb einer neuen Registrierkasse sollte sich der Unternehmer vertraglich bestätigen lassen, dass die Registrierkasse eine geeignete Schnittstelle für die zukünftige Sicherheitseinrichtung bietet. Überdies ist es ratsam, sich über zusätzliche Kosten zu informieren.
Betriebe können sich auch an ihre Rechts- und Steuerberater in der jeweiligen Landeslandwirtschaftskammer wenden.
Autorin: Dipl.-Päd. Ingrid Hummer, LK OÖ
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